Na Europa do século XIV teve reinício uma prática muito antiga e que havia sido abandonada e até abolida nos primórdios da idade média: a caça às bruxas.

Especialmente a partir da peste negra, que dizimou cerca de 1/3 da população, quando algo não corria bem a primeira suspeita era de bruxaria. A plantação queimou e a colheita foi perdida? Bruxa! As barragens secaram e a chuva foi pouca? Bruxa! Alguém parecia estar com o “espírito alterado” e doente? Bruxa!

Achar culpados

Esse infelizmente é o pensamento padrão que se repete desde o princípio da humanidade: achar culpados. O ser humano aprende a culpar e a fugir da culpa ou responsabilidades muito antes de sequer aprender efetivamente a fazer algo. Obviamente quando falamos de vidas humanas sendo caçadas, o malefício deste tipo de atitude fica evidente. Ao olharmos para nossa realidade nos dias contemporâneos este tipo de pensamento não causa mais execuções em praça pública. Mas dentro de nossas empresas este tipo de caça às bruxas ainda existe e serve de atestado para qual o tipo de gestão que está presente no negócio. E mais, demonstra claramente que a empresa não é gerida por processos e resultados, mas sim por “resultados ou culpados”.

A Gestão de Processos

A Gestão de Processos (não confundir por Gestão por Processos que é algo diferente) traz às empresas uma visão diferente da estrutura do negócio e como o valor é gerado e entregue ao cliente. Deixamos de ter o trabalho do Sr Fulano, Comprador ou do Sr Sicrano, Financeiro e passamos a ter o processo de “Compras e pagamentos”, por exemplo. O negócio é analisado pela ótica de fluxos e entregas: qual informação/material é inserida no início do processo e o que deve ser entregue no final. Algo correu mal? Vamos analisar o processo para identificar se o que foi feito está aderente ao que foi planejado. E se não está, o porquê não está. É possível até que identifiquemos uma falha humana no processo. Mas ao analisar a falha podemos identificar diversos motivos para aquela falha ter ocorrido. Inclusive um processo mal desenhado que induz a um erro ou uma ferramenta inadequada para cumprir o processo.

Segunda componente da Gestão de processos: as ferramentas!

E aqui temos a segunda componente da Gestão de processos: as ferramentas! Todo processo precisa da ferramenta adequada para ser operacionalizado. Quando Henri Ford inovou o processo fabril ao criar a linha de produção (não eram mais células estanques de produção, mas sim o item em produção sendo deslocado pela fábrica e sendo montado num trabalho sequencial) ele também trouxe novidades nos materiais e componentes necessários para a montagem do seu Modelo T. O conjunto adequado de processos e ferramentas é que efetivamente traz o ganho à empresa com a otimização de recursos, menor tempo de execução e/ou maior confiabilidade e qualidade.

Um erro muito comum na grande maioria das empresas é acreditar que a compra de computadores, software ou gadgets já é suficiente para automatizar e trazer benefícios. E isto não poderia estar mais errado…

Vamos ao nosso exemplo do processo de “Compras e pagamentos”. O empresário acredita que o Sr Fulano, Comprador, irá ter um UP de produtividade ao adquirir um novíssimo software de orçamentos e compras. Esqueceu, porém, de verificar se este software possui uma integração com a gestão de pagamentos ou com o recebimento das compras. Estas etapas agora possuem controles muito funcionais para sua área, mas completamente independentes um do outro. Temos o lançamento de informações redundantes em controles diferentes e uma maior possibilidade de erros. A tarefa de compra foi automatizada. O processo de “Compras e pagamentos” não.

O DNA Digital para novas empresas (e seu equivalente Transição Digital para empresas já constituídas) traz o ganho real da automação de fluxos de trabalho que foram criados dentro de uma Gestão de Processos eficiente. Não mais tarefas isoladas, caça às bruxas e gastos com ferramentas ineficientes. Processos organizados, recursos otimizados e resultados criados.

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