Sim! É isto mesmo. Pare de gastar energias na automação de suas tarefas. Deixe de pensar em planilhas para seus problemas. Não jogue fora horas de seu tempo pensando em situações incríveis para diminuir aquele seu trabalho diário.
Ao contrário de tudo isto, pense em seus PROCESSOS! Sim, este é o foco para qualquer bom projeto de organização e ganho de produtividade.

Pensar em tarefas esquecendo-se que estas fazem parte de algo maior normalmente gera redundâncias, retrabalho ou o estado mais puro de simplesmente “jogar seu tempo fora”.
Mas por que esta visão tão radical? Planilhas são ruins? Automação não é uma das grandes ferramentas para o aumento de produtividade?
Com certeza! Mas devemos nos lembrar que a tecnologia pode ser ótima em resolver problemas que não existiam antes dela! Computadores sozinhos não automatizam nada. Investimento em equipamentos sem uma boa estratégia pode ser um péssimo negócio.

O foco deve ser a visualização do que fazemos como partes de “tarefas mãe”. Não devemos olhar a tarefa “Lançar notas fiscais em planilha de controle”. Mas sim conhecer o processo “Recebimento de Notas Fiscais de fornecedores” e saber que o lançamento delas em um controle faz parte deste processo maior. Existe um fluxo de dados, informações (dados e informações são coisas distintas!) e documentos.
Precisamos pensar no todo. Basicamente:
– Qual o motivo do que fazemos?
– Quem são nossos clientes (inclusive internos na empresa)? E seus requisitos?
– Quem são nossos fornecedores (inclusive internos na empresa)? E seus requisitos?
Muitas das tarefas que realizamos compartilham informações com outros setores. Os dados que precisamos já podem estar disponíveis sem termos que gerar um novo controle. Ou ainda, acrescentando somente um dado adicional a um controle já existente podemos economizar horas de trabalho para o cliente de nossa informação.

É comum associarmos a simples transferência de dados para um computador como uma automação.
É um pensamento arcaico, incorreto e pode gerar grande prejuízo!
Precisamos mesmo ter o mesmo controle de notas duplicado entre o pessoal do almoxarifado e do contas a pagar? Precisamos realmente ter 2, 3, 5 pessoas manuseando as mesmas informações para setores diferentes?

Primeiramente é preciso organizar a casa! Descobrir quais as necessidades e requisitos para os processos. Entender quem faz o que e PORQUÊ! Após isso entendemos o fluxo dos dados e as informações geradas. Então organizamos os processos e finalmente criamos as ferramentas necessárias ou que possam trazer melhorias para os processos.
É isto ou simplesmente jogar computadores no meio do caos…

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